Обязательно ли в авансовом отчете заполнять вкладку «Товары»?

Здравствуйте...
Ситуация такова. Ранее оплатили счет поставщику , к примеру ,5000 руб. Директор поехал забирать товар и там выясняется, что у нас на каком то бонусном счете есть 1000 руб., которую директор сразу пожелал потратить, но как всегда 1000 руб не хватило и он доплатил еще 500 руб из собственного кармана налом. В итоге принес мне 2 документа УПД на общую сумму 6500 (т.е. 5000 оплаченные с р/с+1000 оплата бонусами + 500 руб. из личных средств.) и письмо о том что в счет погашения данной УПД были использованы бонусы. Сейчас мне нужно вернуть личные 500 руб. директору. Решила оформить авансовый отчет. И на этом застряла. Никак не могу из огромного списка УПД вычленить товар на эти 500 руб. Чтоб внести в вкладку товар.  Могу ли я просто заполнить авансовый отчет ссылаясь на УПД, без заполнения вкладки товар.
Не знаю понятно ли написала.

С ув. Вика